Effectief samenwerken binnen een flexibele organisatie
Eén ding weten we zeker: ook ná Covid-19 zullen medewerkers meer vanuit huis werken en minder vanuit één centraal kantoor. Dat levert nieuwe uitdagingen op voor organisaties, waarvan effectief samenwerken wellicht de grootste is.
Hoe zorg je als organisatie dat flexibele teams effectief kunnen samenwerken? We denken graag met je mee en hebben een drietal punten gedefinieerd:
1. Gebruik een geïntegreerde communicatie-omgeving.
Wanneer medewerkers overal werken, is een gestroomlijnde communicatie niet vanzelfsprekend. Wanneer je veel verschillende projecten verspreid over diverse afdelingen hebt lopen, is communicatie via e-mail al snel niet meer effectief. Naast dat het opstellen van een e-mail voor kortere berichten niet altijd de meest efficiënte optie is, kunnen vele e-mailgesprekken al snel verzanden in een onoverzichtelijke chaos.
Chat kan een goede aanvulling zijn, net als videoconferencing. Het is dan wel verstandig te kiezen voor een omgeving die deze communicatievormen samenbrengt op een enkel platform. Dat vergroot het gebruiksgemak en groepeert de communicatiestromen overzichtelijk, bijvoorbeeld per onderwerp, project of afdeling.
Microsoft Teams, standaard onderdeel van Office 365, is hiervoor erg geschikt. Dit platform combineert chat, videoconferencing en spraak. De communicatiestromen blijven overzichtelijk, doordat deze per afdeling, onderwerp of project gegroepeerd kunnen worden. Medewerkers zijn in te delen in afzonderlijke teams, waarbij een medewerker ook aan meerdere teams tegelijk kan deelnemen. Binnen een team zijn gesprekken te groeperen via zogeheten kanalen. Deze kanalen komen overeen met bijvoorbeeld een project, workflow of onderwerp.
2. Faciliteer het veilig delen van bestanden.
Het veilig en efficiënt uitwisselen van en samenwerken aan bestanden is een basisvoorwaarde om effectief samenwerken. Niemand is gebaat bij tientallen versies van bestanden die via e-mail verkeer bij allerlei personen terecht komen, zonder dat iemand weet wat nu precies de laatste versie is.
Het risico bestaat dat medewerkers zonder toegang tot een goede en gebruiksvriendelijke voorziening, allerlei consumentenoplossingen gaan gebruiken. Meestal om dat deze oplossingen vertrouwd zijn en privé al worden gebruikt. Microsoft Office 365 biedt met OneDrive voor Bedrijven een solide, veilige en voor zakelijk gebruik ingerichte omgeving voor het opslaan van bestanden, maar dan met het gebruiksgemak van consumentendiensten. Dit kán een cloudomgeving zijn, maar de oplossing kan ook bestandsdeling op een eigen (lokale) server verzorgen.
De dienst biedt niet alleen een omgeving voor veilige opslag, maar maakt het ook mogelijk om met meerdere mensen tegelijk via elke apparaat aan Office-documenten te werken. De integratie met Word, PowerPoint en Excel is naadloos, waardoor de workflow van medewerkers niet verstoord raakt. Dankzij versiebeheer, beschikt iedereen altijd over de laatste wijzigingen en zijn deze ook weer ongedaan te maken.
3. Voorzie medewerkers van de juiste laptops
De verkoop van laptops is sinds het uitbreken van Covid-19 enorm gestegen. Desktops worden veelal vervangen door laptops en tablets. Die passen nu eenmaal beter bij een organisatie waarin medewerkers in toenemende maten thuis- en flexwerken. Een goed mobiel systeem is dan ook onmisbaar voor kenniswerkers in de anderhalve-meter-samenleving.
Het is belangrijk hierin een weloverwogen keuze te maken. Een laptop moet draagbaar zijn en passen bij de werkzaamheden die de medewerker verricht. Zowel op kantoor als thuis, moet je medewerker snel en eenvoudig aan het werk kunnen. Veiligheid is belangrijk, maar dit mag niet ten koste gaan van de productiviteit.
Meer weten?
Onze iam365 werkplek is gemáákt om samen te werken, je leest er meer over op iam365.nl.
Natuurlijk staan onze adviseurs voor je klaar. Neem contact op voor meer informatie.
Ga terug